(趣旨)

第1条　この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)の規定に基づき、市が保有する個人情報(以下「保有個人情報」という。)の適切な管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「課室等」とは、実施機関において、保有個人情報を取り扱う課及び室のことをいう。

(総括保護管理者)

第3条　市に総括保護管理者を1人置くこととし、総務部長の職にある者をもってこれに充てる。

(保護管理者)

第4条　保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たるため、課室等に、保護管理者を1人置くこととし、課室等の長の職にある者をもってこれに充てる。

(保護担当者)

第5条　保護管理者を補佐し、保有個人情報の管理に関する事務を担当するため、課室等に保護担当者を置くこととし、保護管理者がその所属する職員のうちから指名する者をもってこれに充てる。

(監査責任者)

第6条　保有個人情報の管理の状況について監査するため、市に監査責任者を1人置くこととし、総務部におかれる課の課長の職にある者のうちから総括保護管理者が指名する者をもってこれに充てる。

(保有個人情報の適切な管理のための委員会)

第7条　総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を置くものとする。

(管理協力義務)

第8条　総括保護管理者は、むつ市情報セキュリティポリシー(令和2年3月31日策定)を総括する部における保護管理者と保有個人情報の管理に関し、互いに協力をしなければならない。

(教育研修)

第9条　総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第10条　職員は、法の趣旨にのっとり、関係法令及びこの規程の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第11条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等の内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する者及びその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(複製等の制限)

第12条　職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為について、保護管理者の指示に従い行う。

(誤りの訂正等)

第13条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合は、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理)

第14条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第15条　職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合は、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

(保有個人情報の取扱状況の記録)

第16条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等の内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。

(アクセス制御)

第17条　保有個人情報を取り扱う情報システムを運用管理する課室等における保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等の内容に応じて、パスワード等を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第18条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等の内容に応じて、当該個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存するとともに、アクセス記録を定期的に分析するための必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第19条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のための必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第20条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第21条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第22条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(暗号化)

第23条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第24条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。

(バックアップ)

第25条　保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第26条　保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製又は廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第27条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第28条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のための必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第29条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第30条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(入退管理)

第31条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定め、入室者の用件の確認、入退の記録及び部外者についての識別化を行い、部外者が立ち入る場合は、職員の立会い又は監視設備により監視し、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しがある場合は、その制限又は検査等の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第32条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置の設置等の措置を講ずる。

(保有個人情報等の提供)

第33条　保護管理者は、法第69条第2項の規定に基づき市長以外の者に保有個人情報を提供する場合は、法第70条の規定に基づき、原則として、保有個人情報の提供を受ける者と提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。

(業務の委託等)

第34条　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずることとし、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第35条　保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告する。

(公表等)

第36条　市長は、法第68条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策を公表するとともに、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第37条　監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、法その他関係法令及びこの規程に基づく適正な管理のための措置の状況を含む保有個人情報の管理の状況について、定期に、及び随時に監査(外部監査を含む。)を行うとともに、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第38条　保護管理者は、課室等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び随時に点検を行うとともに、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第39条　保護管理者は、第37条に規定する監査又は前条に規定する点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(補則)

第40条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。