○むつ市文書取扱規程
昭和45年1月26日
訓令甲第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、むつ市における文書取扱いを迅速かつ確実に行い、あわせて、その取扱基準を定め、事務処理の合理化を図ることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 むつ市における文書取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書取扱いの原則)
第3条 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。
2 文書の処理に当たっては、たえず文書の迅速な処理に留意して行い、事案が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。
(1) 部 むつ市部設置条例(昭和61年むつ市条例第19号)第1条に規定する部をいう。
(2) 課 むつ市行政組織規則(平成21年むつ市規則第14号。以下この条において「規則」という。)第2条第1項に規定する課及び規則第3条に規定する管理課、市民生活課及び総合課をいう。
(3) グループ 規則第8条第1項に規定するグループをいう。
(4) 部長 規則第9条第1項の表に規定する部長をいう。
(5) 課長 規則第9条第1項の表に規定する課長、市長公室長、給付金支援室長及びキッズパーク所長をいう。
(6) 室長 規則第9条第1項の表に規定する室長及び地域包括支援センター所長をいう。
(7) グループリーダー むつ市グループ制に関する規程(平成21年むつ市訓令甲第5号)に規定するグループリーダーをいう。
(8) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られたものをいう。以下同じ。)であって職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。
(9) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(10) 電子文書 電磁的記録により記録された文書であって、電子計算機による情報処理の用に供するものをいう。
(11) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の事務の処理を行う情報処理システムをいう。
(12) 決裁 市長若しくはその委任を受けた者又は決裁権者(むつ市事務専決代決規程(平成21年むつ市訓令甲第6号。以下「専決代決規程」という。)の規定により専決権又は代決権を有する者をいう。以下同じ。)がその権限に属する事務について、最終的にその意思決定をすることをいう。
(13) 決定 決裁に至るまでの手続過程において、決裁権者以外の者が、その意思を決定することをいう。
(14) 回議 決裁、決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、文書をその権限ある者に回付することをいう。
(15) 合議 決裁を受けるべき事案が2以上の部又は課に関連があるとき、その承認を受けるため順次関係部又は課に回議することをいう。
(文書の種類)
第5条 文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。
2 法規文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 法第15条の規定により制定するもの
3 令達文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 訓令甲 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員の全部及び一部に対して命令し、公表するもの
(2) 訓令乙 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員の一部に対して命令し、公表しないもの
(3) 内訓 所属の職員に対し、機密の事項を命ずるもの
(4) 達 特定の団体又は個人に対して特定の事項について一方的に指示し、又は命令するもの
(5) 指令 特定の団体又は個人からの申請若しくは出頭に対し、権限に基づいて許可、認可、承認をし、又は指示命令するもの
(6) 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの
4 公示文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づき広く一般に周知させるために公示するもの
(2) 公告 一定の事実について公表し、広く一般に周知させるため公示するもの
5 一般文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 通達 法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目等に関する事項について所属の機関又はその職員に対して指示し、又は命令するもの
(2) 依命通達 上司から命令を受けて特定事項を自己の名で述べるもの
(3) 上申 上司又は所管の官庁に対して意見又は事実を述べるもの
(4) 内申 上申のうち、機密に属するもので、主として部内の人事関係事項について述べるもの
(5) 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
(6) 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
(7) 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの
(8) 依頼 一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの
(9) 送付 特定の相手方に対して物品又は書類を送付するもの
(10) 報告 ある事実について、その経過等を上司又は上部の機関に知らせるもの
(11) 照会 相手方に対して一定の事実、意見等について回答を求めるもの
(12) 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるもの
(13) 進達 個人及び団体等から受理した書類又は市が提出すべき申請書類等を上部機関に差し出すもの
(14) 副申 進達する文書に意見を添えるもの
(15) 申請 許可、認可、承認、指令等一定の行為を請求するもの
(16) 願 一定の事項を願い出るもの
(17) 届 一定の事項を届け出るもの
(18) 許可 一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの
(19) 陳情 特定の事項につき、実情を訴え必要な措置を求めるもの
(20) 建議 行政機関その他の関係機関に対して意見又は希望を申し出るもの
(21) 協議 相手方の同意を求めるもの
(22) 伺 特定の事項につき上司の意思決定を求めるもの
(23) 嘱託 特定の相手方に対して事務処理その他特定事項を依頼するもの
(24) 復命 上司から命ぜられた用務の経過、内容及び結果について報告するもの
(25) 供覧 上司の閲覧に供するもの
(26) 回覧 相互に見せ合うもの
(27) 証明 特定の事項又は法律関係の存在を公に証するもの
(28) 議案 議会又は委員会に対して議決を求めるもの
(29) その他 式辞、祝辞、弔辞等の文書、案内状、礼状等の簡易文書、審査請求書、訴訟関係文書、その他請求書、意見書、表彰状、感謝状、申込書、見積書、契約書、受領書等の類で前各号に掲げる以外のもの
(文書主管課)
第7条 総務課長は、文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導するとともに、文書事務に関して全般を指導総括するものとする。
2 管理課長及び総合課長は、文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。
3 福祉事務所において取り扱うべき文書については、この規程中総務課、管理課又は総合課が処理すべき事項を福祉事務所において処理するものとする。
4 出先機関において直接取り扱うべき文書については、この規程中総務課、管理課及び総合課が処理すべき事項を当該施設が自ら処理するものとする。
(文書管理者及び文書取扱者)
第8条 各課の文書事務が第3条の規定に従って円滑かつ適正に処理されるよう、課に文書管理者及び文書取扱者を置く。
2 文書管理者は、課長をもって充てる。
3 文書管理者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の収受、整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(2) 文書の内容の審査及び字句の訂正に関すること。
(3) 文書の処理状況の把握に関すること。
(4) 文書事務に関する所属職員の指導に関すること。
(5) その他文書事務に関すること。
4 文書取扱者は、文書管理者が職員の内から指名する。
5 文書取扱者は、文書管理者の命を受け、第3項各号の事務を行う。
6 文書管理者又は文書取扱者が不在のときは、文書管理者があらかじめ指定した職員がその職務を代理する。
(文書分類表、分類番号及び文書番号)
第9条 全ての文書には、文書分類表(別表第2)に基づく番号(以下「分類番号」という。)と会計年度による一連番号(以下「文書番号」という。)を記入しなければならない。ただし、一連の関係文書は、同一番号とする。
(法規文書の登録)
第10条 法規文書、令達文書(辞令を除く。)及び公示文書は、すべて公布簿(様式第1号)に登録し、番号を付さなければならない。
2 公布簿は、総務課に備え付け、種類ごとに暦年により一連番号を付する。
第2章 収受及び配布
(到着文書の処理)
第11条 市に到着した文書(各課に直接到着した文書及び電子文書を除く。)は、総務課、管理課又は総合課が受け取り、次に掲げる方法により処理しなければならない。
(1) 封筒の表面に受付印を押し、次に掲げるものを除き、開封することなく総務課備付けの文書集配箱を用いて配布する。ただし、分庁舎においては、管理課及び総合課が当該文書主管課に配布する。
ア 書留、現金、有価証券等その他これらに類する表示のあるもの
イ 配布すべき具体的な宛名が表示されていないもの
ウ その他開封すべき特段の理由があるもの
(2) 書留文書は、書留文書収受簿(様式第2号)に所要事項を記載し、配布する。
(3) 現金、有価証券等を添付した文書で歳入の領収行為をなすもの又は送金を受けることにより証明書等の交付を要するものにあっては、現金等収受簿(様式第3号)に所要事項を記入の上、当該文書に係る事務を所管する課の課長に送付し、受領印を受けなければならない。
(4) 小包及び小荷物は、右上部に受付印を押し、受取証をおおむね6月保管するものとする。
(5) 勤務時間外に宿日直者が受領した文書は、次により処理しなければならない。
ア 受領した文書は、速達、書留、普通文書その他に区分し、宿日直文書物品収受簿(様式第4号)に所要事項を記入し、次の執務時間開始と同時に総務課に引き継ぎ受領を受ける。
イ 電報その他の急を要する文書は、開封して、内容を確認し、関係課長に連絡の上、指示を受ける。また、市長及び副市長宛ての親展電報又は至急電報は、直ちに送致する。
ウ 受領した文書、金券その他の物品は、厳重に保管し、休日が2日以上続いた場合は、宿日直ごとに結束して前者から後者に引継ぎする。
(6) 2以上の課に関する文書は、最も関係の深い課にこれを配布する。
(文書の配布等)
第12条 紙文書は、総務課備付けの文書集配箱を用いて配布する。ただし、分庁舎においては、管理課及び総合課が当該文書主管課に配布する。
2 文書集配箱は、文書事務に滞りのないよう、適宜確認するものとする。この場合において、この規程に基づき処理すべき紙文書があるときは、当該文書を携帯し、各課別の文書集配箱に投函するものとする。
3 課に配布された紙文書で、当該課以外の課で処理することが適当であるもの又は誤って配布されたものであるときは、直ちに主管課に移送しなければならない。ただし、主管課が不明の場合は、総務課に返送するものとする。
4 他の庁舎に関するもの及び本庁舎と分庁舎間における決裁等に係る紙文書の移動は、総務課、管理課及び総合課が取りまとめの上、郵送その他の方法により行うものとする。
5 電子文書のうち収受した課以外の課で処理することが適当であるもの又は誤って送信されたものは、主管課に確認の上、転送するものとする。
(文書の収受)
第13条 前条の規定により配布された文書及び課に直接到着した文書並びに電子文書は、速やかに収受しなければならない。
2 文書の収受は、次に定めるところにより行う。ただし、電子文書として収受した文書については、スキャナによる読取りを要しない。
(1) 文書管理システムに文書の件名、発信者、収受日その他の必要事項を登録する。
(2) 文書管理システムに登録する際は、登録する文書をスキャナにより読み取り、電子文書として添付すること。
3 前2項の規定にかかわらず、文書の形態又は量によりスキャナによる読取りが困難である場合その他の理由によりスキャナにより読み取ることが適当でないと認められる場合の文書の収受は、次に定めるところにより行う。
(2) 文書管理システムに文書の件名、発信者、収受日その他の必要事項を登録し、当該文書に分類番号及び文書番号を記入する。
4 軽易な文書については、前3項の処理を省略することができる。
(料金の不足又は未納の郵便物の処理)
第14条 料金の不足又は未納の郵便物は、総務課長、管理課長又は総合課長がその必要を認めたものに限り、その料金を支払い、これを受け取ることができる。
(配布文書の処理)
第15条 文書管理者は、第13条の規定により文書を収受した場合において、自ら処理するもののほか、課内職員に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。
2 他の部又は課に合議を必要とする場合は、速やかに合議するものとする。
3 担当者は、上司の指示事項により処理する。
第3章 起案
(起案の要領)
第17条 文書を起案する際には、次に定める事項に留意し、具体的に、かつ、要領よく作成しなければならない。
(1) 1事案ごとに作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(2) 予算を伴う場合は、予算支出科目と所要額を記入すること。
(3) 用語は、原則として口語体を用い、漢字は努めて常用漢字を用いること。
(4) 収受した文書のうち起案を要するものは、当該文書を添付すること。
(5) 起案の経過を分かりやすくするため、必要に応じ参考資料等を添付すること。
第4章 決裁及び合議
(決裁の区分)
第18条 決裁の区分は、専決代決規程に定めるところによる。
(起案文書の回議)
第19条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から必要に応じて関係職員に回議し、決裁を受けなければならない。
(合議)
第20条 他の庁舎又は他の部若しくは課に関係のある起案文書は、あらかじめ関係する庁舎又は部若しくは課と十分協議の上起案し、次の順序により決裁を受けなければならない。
(1) 同一部内において他の課に関係あるものは、関係課長の合議を経て主管部長の決裁を受けること。
(2) 課長限りで処理するもので他の課に関係あるものは、主管課長を経て他の課長に合議すること。
(3) 部長限りで処理するもので他の庁舎又は他の部に関係あるものは、主管部長を経て他の部長及び他の課長に合議すること。
2 合議を要する起案文書について関係部署の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、政策推進部長において双方の意見を調整して上司の指示を受けるものとする。
3 起案文書の回議を受けた場合において、当該文書の記載事項について加筆又は訂正をしたときは、その内容及び理由を記載するものとする。
4 合議を要する起案文書は、直ちに処理しなければならない。ただし、検討に日時を要する場合は、あらかじめその理由及び所要日時を主管部長又は主管課長に連絡しなければならない。
5 緊急を要するもの又は合議を要する部若しくは課の多い場合は、会議をもって合議することができる。
6 合議を経た起案文書について、その内容に重要な変更を加え、又は廃案となったときは、速やかに当該起案文書を合議先に回付し、又はその旨を通知しなければならない。
(合議の特例)
第21条 次の各号のいずれかに該当する文書は、主管部長の決定後総務課長を経て総務部長に合議しなければならない。
(1) 令達文書(指令を除く。)及び通達事案
(2) 市議会に提出する議案
(3) 条例、規則等の制定又は改廃に関する事案
(4) 法令、例規の解釈又は適用の方法に関する事案
(5) その他市政に重大な影響を及ぼす事案
(決裁の方法)
第22条 市長の決裁は、原則として週1回行うものとし、副市長の決裁にあっては、必要に応じ、その都度行うものとする。ただし、電子決裁の場合であって市長又は副市長がその内容について詳細な説明を要しないと認めるときは、この限りでない。
2 前項本文の場合において、決裁を必要とする主管課長又は部長は、市長公室長と調整を図らなければならない。
(決裁年月日)
第23条 起案文書で決裁の終わったものは、起案者又は持ち回りして決裁を受けた者が決裁年月日を文書管理システムに登録し、又は当該起案文書に記入するものとする。
第5章 公印
(公印の押印等)
第24条 施行を要する文書は、すべて公印を押印するものとする。ただし、当該文書が軽易な文書その他の公印の押印を要しない文書であると認められるものについては、公印の押印を省略することができる。
2 公印の押印については、むつ市公印規則(昭和35年むつ市規則第13号)の規定により取り扱うものとする。この場合において、特に必要があると認められる文書については、契印を押印するものとする。
3 前項の規定により公印を使用した場合は、公印を使用した者を文書管理システムに記録し、又は伺書若しくは報告書の当該欄に公印を使用した者が認印し、その責任を明確にしなければならない。
2 電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁を受けるとともに、当該文書に係る決裁権者から電子署名を付与することについて承認を受けるものとする。
3 文書管理者は、前項の規定により承認を受けた電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済みの起案文書と照合し、相違がないことを確認の上、電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については別に定める。
第6章 発送
(発信)
第26条 文書の発信は、市長名を用いる。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、副市長名、部長名若しくは課長名又は部名、課名若しくはグループ名を用いることができる。
(発送の方法)
第27条 発送を要する文書は、郵送又はその他の方法により総務課、管理課及び総合課がこれを行う。
2 郵送は、郵便料金計器での処理又は料金後納扱いによるものとする。ただし、これにより難いときは、日本郵便株式会社が発行する郵便切手又は郵便葉書を使用することができる。
3 料金後納扱いによる場合は、郵便物に料金後納郵便印を押印する。
5 小包その他特殊の包装を必要とする文書及び物品は、各課において包装し、総務課、管理課又は総合課へ持ち込むものとする。
(発送手続)
第28条 決裁済みの文書で発送を要するものは、次に掲げる手続を経て、発送締切時間までに総務課、管理課又は総合課へ回付しなければならない。
(1) 文書管理システムへの登録その他の方法により発送年月日を記録すること。
(2) 発送する文書を宛先を明記した封筒に入れる等の処理を行うこと。
(3) 書留等特殊な扱いを要するものにあっては、封筒にその旨表示すること。
(4) 料金後納扱いによる場合にあっては、郵便差出カード(様式第14号)に所要事項を記入すること。
第29条 総務課、管理課及び総合課は、前条の規定により発送文書(料金後納扱いによるものに限る。)の回付を受けたときは、次に掲げる手続を経て発送しなければならない。
(1) 発送文書の数量を確認の上、次の手続により処理すること。
ア 郵便差出カードと照合すること。
イ 発送文書の種別ごとに区分すること。
ウ 発送文書の量目及び料金を検査すること。
(電子文書の送信)
第30条 電子文書は、全庁LANグループウェアにより発信するもの又は電気通信回線を利用することが求められているもの若しくは所管課長が認めるものに限り、電気通信回線により施行することができる。
(料金節減の取扱い)
第31条 総務課、管理課及び総合課の文書発送に係る責任者は、書留その他の特殊取扱いの表示があっても、その必要がないと認めるものについては、文書取扱者に連絡して、その発送方法を変更することができる。
2 文書又は物品を発送するときは、各種取扱いを比較し、最も経済的な料金となるように努めなければならない。
(文書発送日計)
第32条 総務課、管理課及び総合課は、料金後納郵便差出表及び宅配小包等の発送控等により、発送した郵便物及び宅配小包等の数を集計し、毎月送付される請求書に記載された数と照合しなければならない。
第7章 文書の整理
(文書の整理)
第33条 文書は、常に未着手文書、未完結文書又は完結文書に区分して整理し、その所在及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
第8章 保存及び廃棄
(保存年限)
第34条 文書の保存年限は、法令その他別に定めのあるもののほか、30年、10年、5年及び1年の4区分とし、保存年限の各区分の基準は、次条に定めるところによる。
2 保存年限は、文書完結の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(保存年限の各区分の基準)
第35条 30年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 条例、規則その他例規の原議文書
(2) 重要な事業計画及びその実施に関する文書
(3) 市史の資料となる重要文書
(4) 市議会の会議録、議決書等重要文書
(5) 所轄行政庁の令達、通達その他で特に重要な文書
(6) 不服申立て及び訴訟に関する文書
(7) 重要な契約書
(8) 任免及び賞罰に関する重要文書
(9) 財産、公の施設及び市債に関する重要文書
(10) 隣接町村との分合及び境界変更に関する重要文書
(11) 学校その他重要な機関の設置及び廃止に関する文書
(12) 事務引継に関する重要文書
(13) その他重要にして30年保存の必要のあると認める文書
2 10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 金銭の支払に関する証拠書類
(2) 行政執行上必要な統計資料
(3) その他10年保存の必要があると認めたもの
3 5年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 主な行政事務の施策に関する文書
(2) 行政執行上参考となる統計資料
(3) 市税等各種公課に関する文書
(4) 金銭出納に関する文書
(5) その他5年保存の必要があると認める文書
4 1年に属するものは、30年、10年及び5年に属しない文書とする。
(文書の保存方法)
第36条 電子文書の保存は、文書管理システムにより行うものとする。ただし、これにより難い場合は、課の共有フォルダの中に専用のフォルダを作成し、保存するものとする。
2 紙文書の保存は、次により行う。
(1) 10年未満の保存年限の文書については、各課においてキャビネット又は書庫に保存する。
(2) 10年以上の保存年限が設定された文書については、総務課において簿冊を編集の上、キャビネット又は書庫に保存する。
3 文書は、常に整理、整とんし、き損、滅失、改ざん、漏えい等が生じないように保存するとともに、重要なものは、非常災害時に備えて、あらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(保存文書の編集)
第37条 前条第2項第2号の規定する文書の保存は、すべて次により総務課において行う。
(1) 編集した保存文書は、書庫において保存すること。
(2) 編集は、会計年度をもって行うこと。
(3) 編集を要する文書は、分類番号ごとの保存年限別にすること。
(4) 分類が2以上に関する文書は、主題が最も関係の深い分類にすること。
(5) 文書に附属する図面、写真、帳簿等で文書とともに編集することができないものは、別に袋に収容すること。
(文書の収蔵)
第38条 総務課において編集し終わった簿冊は、総務課長の査閲を受けた後、書庫に収蔵しなければならない。
2 書庫内の書棚は、常に閲覧しやすいようにしておかなければならない。
2 貸出期間は、原則として3日以内とする。ただし、総務課担当者の承認を得たときは、この期間を延長することができる。
(転貸の禁止等)
第40条 前条の規定により保存文書を借用した者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外の持出しについては、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
(文書の開示等)
第41条 総務課長、管理課長及び総合課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧を求められたときは、むつ市情報公開条例(平成10年むつ市条例第1号)の規定に基づき、必要な書面の提出を求め、開示の決定をするものとする。
2 文書管理者は、法令の規定に基づき他の官公署に対して保存文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は市を当事者とする訴訟の遂行上保存文書を証拠物として提出する必要がある場合は、保存文書庁外持出書(様式第19号)により、総務課長の承認を得てこれを庁外に持ち出すことができる。
(保存文書の廃棄等)
第42条 文書管理者は、各課において保存している文書で保存年限を経過し廃棄を必要とするものについては、総務課長に報告の上、廃棄処分するものとする。
2 保存年限を経過した文書のうち文書管理者が保存の必要があると認める文書については、総務課長に報告の上、更に必要な保存期間を定めて、これを保存することができる。
3 総務課長は、定期的に保存年限を経過しない保存文書又は30年保存の保存文書を調査し、関係課長に協議の上、保存年限を短縮し、又は保存の必要がないと認めるものについては、廃棄処分することができる。
4 前3項に掲げる処理をした場合は、文書管理システムにその内容を登録しなければならない。
5 登録外文書の廃棄については、所管課において適宜廃棄する。
(歴史的価値のある文書の保存)
第43条 総務課長は、前条第1項の規定にかかわらず、市民共有の財産として、歴史的展開を明らかにする重要な公文書であると認めるものについては、公文書等の保存及び利用に関し、適切な措置を講じなければならない。
(廃棄文書の処理方法)
第44条 廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のある内容が記載されているもの又は印章を悪用されるおそれのあるものについては、削除、裁断、焼却、消去その他適切な方法により処理しなければならない。
第9章 雑則
(その他)
第45条 この規程に定めるもののほか、文書取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和45年4月21日訓令甲第4号)
この規程は、公布の日から施行し、昭和45年4月1日から適用する。
附則(昭和49年1月5日訓令甲第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和49年4月1日訓令甲第8号)
この規程は、昭和49年4月1日から施行する。
附則(昭和53年3月24日訓令甲第8号)
この規程は、昭和53年4月1日から施行する。
附則(昭和57年6月30日訓令甲第15号)
この規程は、公表の日から施行する。
附則(昭和60年3月25日訓令甲第13号)
1 この規程は、昭和60年4月1日から施行する。ただし、むつ市文書取扱規程第11条の改正規定は、昭和60年4月8日から施行する。
2 この規程の施行の際、現に有する用紙については、当分の間所要の調整をして使用することができる。
附則(昭和62年3月31日訓令甲第13号)
1 この規程は、昭和62年4月1日から施行する。
2 この規程の施行の際現に有する帳票類については、所要の調整をして使用することができる。
附則(平成3年1月11日訓令甲第3号)
この訓令は、平成3年1月13日から施行する。
附則(平成4年3月31日訓令甲第1号)
この訓令は、平成4年4月1日から施行する。
附則(平成4年12月25日訓令甲第15号)
この訓令は、平成5年1月10日から施行する。
附則(平成5年3月31日訓令甲第8号)
1 この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(平成6年1月24日訓令甲第1号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成7年3月31日訓令甲第4号)
1 この訓令は、平成7年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附則(平成8年3月29日訓令甲第5号)
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成9年3月28日訓令甲第9号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。ただし、第13条第3号の改正規定は、公表の日から施行する。
附則(平成10年4月1日訓令甲第8号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成11年3月29日訓令甲第5号)
1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附則(平成13年3月30日訓令甲第6号)
1 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附則(平成14年3月27日訓令甲第12号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年3月24日訓令甲第5号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年3月30日訓令甲第13号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月30日訓令甲第26号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月30日訓令甲第9号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成18年4月1日訓令甲第13号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令甲第7号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に在職する収入役は、その任期中に限り、この訓令による改正後の第32条の規定及び様式は適用せず、この訓令による改正前の第32条の規定及び様式は、なおその効力を有する。この場合において、「助役」とあるのは、「副市長」とする。
(文書整理カードに関する経過措置)
3 この訓令の規定にかかわらず、現に有する文書整理カードが無くなるまでの間は、なお従前の例によりこれを使用することができる。
附則(平成19年9月28日訓令甲第16号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令甲第8号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月30日訓令甲第10号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附則(平成22年3月31日訓令甲第12号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附則(平成24年3月28日訓令甲第8号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附則(平成25年2月26日訓令甲第1号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成25年3月28日訓令甲第6号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令甲第10号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
(むつ市文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置)
3 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附則(平成27年3月23日訓令甲第4号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
(むつ市文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置)
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
(むつ市広報広聴活動事務取扱規程の一部改正)
3 むつ市広報広聴活動事務取扱規程(平成24年むつ市訓令甲第10号)の一部を次のように改正する。
(次のよう略)
(むつ市指名競争入札参加資格者指名停止要綱の一部改正)
4 むつ市指名競争入札参加資格者指名停止要綱(平成24年むつ市訓令甲第5号)の一部を次のように改正する。
(次のよう略)
附則(平成27年3月24日訓令甲第5号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
(むつ市文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置)
8 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附則(平成28年3月30日訓令甲第8号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月30日訓令甲第3号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月29日訓令甲第2号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月28日訓令甲第4号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月30日訓令甲第3号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年8月27日訓令甲第10号)
この訓令は、令和2年9月1日から施行する。
附則(令和2年9月29日訓令甲第11号)
この訓令は、令和2年10月1日から施行する。
附則(令和2年9月30日訓令甲第12号)
この訓令は、令和2年10月1日から施行する。
附則(令和3年3月31日訓令甲第3号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令甲第4号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年10月26日訓令甲第16号)
この訓令は、令和4年10月25日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令甲第6号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年1月9日訓令甲第1号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(令和6年3月29日訓令甲第3号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年9月26日訓令甲第9号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和6年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
3 この訓令の施行の日前に作成又は収受した文書の取扱いについては、なお従前の例によることができる。
(むつ市事務専決代決規程の一部改正)
4 むつ市事務専決代決規程(平成21年むつ市訓令甲第6号)の一部を次のように改正する。
(次のよう略)
別表第1(第6条関係)
帳票等の種類及び様式
別表第2(第9条関係)
文書分類表
課名 | 分類番号 |
総務部市長公室 | む市公 |
総務部総務課 | む総務 |
総務部情報・DX戦略課 | むDX |
総務部防災安全課 | む防災 |
政策推進部企画課 | む企画 |
政策推進部エネルギー戦略課 | むエネ |
政策推進部ジオパーク推進課 | むジオ |
政策推進部交通政策課 | む交通 |
政策推進部市民連携課 | む連携 |
財務部財政課 | む財政 |
財務部施設経営課 | む施設 |
財務部契約検査課 | む契検 |
財務部税務課 | む税務 |
市民生活部市民課 | む市民 |
市民生活部環境政策課 | む環境 |
市民生活部市民スポーツ課 | むスポ |
市民生活部国スポ・障スポ推進課 | む国ス |
市民生活部国保年金課 | む国保 |
健康福祉部総合福祉課 | む総福 |
健康福祉部介護保険課 | む介護 |
健康福祉部介護保険課地域包括支援センター | む包括 |
健康福祉部生活福祉課 | む生活 |
健康福祉部健康づくり推進課 | む健康 |
健康福祉部感染症予防課 | む予防 |
健康福祉部給付金支援室 | む給付 |
子どもみらい部子ども家庭課 | む子ど |
子どもみらい部子育て支援課 | む子支 |
子どもみらい部キッズパーク | むキッズ |
福祉事務所総合福祉課 | む福福 |
福祉事務所介護保険課 | む福介 |
福祉事務所生活福祉課 | む福生 |
福祉事務所子ども家庭課 | む福家 |
福祉事務所子育て支援課 | む福支 |
産業政策部観光・シティプロモーション課 | む観シ |
産業政策部商工労政課 | む商工 |
産業政策部農林畜産課 | む農林 |
産業政策部水産課 | む水産 |
都市整備部都市計画課 | む都市 |
都市整備部都市計画課コンパクトシティ推進室 | むコン |
都市整備部住宅政策課 | む住宅 |
都市整備部土木維持課 | む土維 |
都市整備部用地課 | む用地 |
建設技術部建築技術課 | む建技 |
建設技術部土木技術課 | む土技 |
川内庁舎管理課 | む川管 |
川内庁舎市民生活課 | む川市 |
大畑庁舎管理課 | む大管 |
大畑庁舎市民生活課 | む大市 |
脇野沢庁舎総合課 | む脇総 |
出納室 | む出納 |
教育委員会事務局総務課 | む教総 |
教育委員会事務局生涯学習課 | む教生 |
教育委員会事務局地域クラブ企画推進課 | む教ク |
教育委員会事務局学校教育課 | む教学 |
教育委員会中央公民館 | む中公 |
教育委員会川内公民館 | む川公 |
教育委員会大畑公民館 | む大公 |
教育委員会脇野沢公民館 | む脇公 |
教育委員会図書館 | む教図 |
選挙管理委員会事務局 | む選管 |
監査委員事務局 | む監査 |
農業委員会事務局 | む農業 |