2　法規文書の区分は、次のとおりとする。

3　令達文書の区分は、次のとおりとする。

4　公示文書の区分は、次のとおりとする。

5　一般文書の区分は、次のとおりとする。

2　決裁を受けた事務は、速やかにこれを施行しなければならない。

2　福祉事務所において取り扱うべき文書の収受、配布及び完結文書の保存に関しては、この規程中総務課、管理課又は総合課が処理すべき事項を福祉事務所において行うものとする。

3　出先機関において直接取り扱うべき文書の収受、発送、集配及び完結文書の保存に関しては、この規程中総務課、管理課及び総合課が処理すべき事項を当該施設が自ら行うものとする。

4　総務課長は、文書事務に関して全般を指導総括するものとする。

2　文書取扱者は、課長が職員のうちから指名し、総務課長に報告するものとする。

3　文書取扱者は、上司の命を受けて、その課における次に掲げる事務を処理しなければならない。

4　文書取扱者が不在のときは、課長があらかじめ指定した職員が前項に掲げる事務を処理しなければならない。

5　課長は、文書取扱者を変更したときは、速やかに変更年月日、職及び氏名を総務課長に報告しなければならない。

2　認証文書取扱責任者は、総務課長をもって充てる。

3　認証文書取扱責任者は、電子署名の付与に関する事務を総括する。

2　認証文書取扱者については、当該課の課長が職員のうちから指名し、総務課長に報告するものとする。

2　本庁舎に所属する文書取扱者は、午前は10時までに1回、午後は2時及び3時30分までにそれぞれ1回総務課に出向いて、文書集配箱から文書を受領しなければならない。この場合において、この規程に基づき処理すべき文書があるときは、当該文書を携帯し、各課別の文書集配箱に投函するものとする。

3　課に配布された文書で、当該課以外の課で処理することが適当であるもの、及び誤って配布されたものであるときは、直ちに当該文書を総務課に返送しなければならない。

4　総務課、管理課及び総合課が収受した文書で他の庁舎に関するもの及び本庁舎と分庁舎間における決裁等に係る文書の移動は、総務課、管理課及び総合課が取りまとめの上、郵送その他の方法により行うものとする。

5　文書取扱者は、電子文書が送信されてきたときは、宛先又は内容等を確認し、速やかに、全庁LANグループウェアにより主管課へ送信し、又は担当者に連絡し、若しくは紙に出力の上、配布するものとする。

2　前項第3号の規定により出力を行った文書は、認証文書取扱者が上部余白に「認証文書」と表示し、前条第1号の例により処理するものとする。

2　総務課長、管理課長又は総合課長は、誤って送られてきた文書があるときは、正当な宛先に転送しなければならない。

3　文書の返戻には、付せん用紙(様式第10号)を用いるものとする。

2　総務課が作成する文書整理簿には、分類番号、文書番号、文書件名、発信者、受信者、受付年月日及び保存年を出力する。

3　総務課が作成する文書整理簿は、総務課用及び主管課用を作成し、次に定めるところにより用いる。

4　管理課及び総合課が作成する文書整理簿は、前2項の例により作成するものとする。

5　管理課及び総合課は、前項の規定により作成した管理課及び総合課用の文書整理簿の写しを総務課へ送付するものとする。

6　総務課は、文書整理簿に記載されたすべての文書の保管状況を把握し、監督するものとする。

2　上司から回付を受けた室長又はグループリーダーは、上司の指示に基づき、次により担当者に指示し、文書を回付しなければならない。

3　担当者は、上司の指示事項により処理する。ただし、期日内に処理することが困難と認められるものは、課長の承認を得て延長することができる。

2　秘密又は親展としなければならない文書には、「秘」又は「親展」と表示し、他に漏れないように取り扱わなければならない。

3　認証文書又は電子文書として発信する文書については、起案用紙の上部余白にその旨を表記しなければならない。

2　公布簿は、総務課に備え付け、種類ごとに暦年により一連番号を付する。

2　前項の規定にかかわらず、分庁舎において起案される文書であって課長決裁であるもの及び5年保存以下であるものについては、管理課又は総合課において登録処理するものとする。

2　前項の照査は、次に重点を置いて行い、訂正することにより文意を変えてはならない。

3　前項の規定により訂正すべき箇所が多くある場合は、起案者に返付し再提出させなければならない。

2　主管課長は、回付されたファクシミリ受信文書がその内容により一般文書の取扱いをしなければならないと判断したものについては、総務課、管理課又は総合課に回付しなければならない。

3　総務課は、一般文書とみなし回付されたものは、収受文書として処理するものとする。

2　合議の順序は、関連の深い部署から順次関係部署へ回議しなければならない。この場合において、同一部内の課に合議する場合は、その合議後に主管部長の決定を得るものとする。

3　前項の合議を要する起案文書について関係部署の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、企画政策部長において双方の意見を調整して上司の指示を受けるものとする。

4　起案文書の回議を受けた場合において、当該文書の記載事項について加筆又は訂正をしたときは、その加筆又は訂正をした者が当該加筆又は訂正の箇所に認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外等にその理由を記載しなければならない。ただし、その加筆又は訂正が記載事項に変更を生じない場合は、認印を省略することができる。

5　合議を要する起案文書は、直ちに処理しなければならない。ただし、検討に日時を要する場合は、あらかじめその理由及び所要日時を主管部長又は主管課長に連絡しなければならない。

6　緊急を要するもの又は合議を要する部若しくは課の多い場合は、会議をもって合議することができる。

7　合議を経た起案文書について、その内容に重要な変更を加え、又は廃案となったときは、速やかに当該起案文書を合議先に回付し、又はその旨を通知しなければならない。

2　前項の文書のうち第2号及び第3号に該当する文書は、その事務が完了したときは、直ちに総務課に引き継がなければならない。

2　合議を要する起案文書で、緊急に処理を要するもの又は詳細に説明を要するものは、担当者又は当該主管課の職員(詳細な説明を要するものは、その内容を説明できる者に限る。)が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。

3　合議を要する起案文書で、重要又は秘密に属するものは、前項の規定にかかわらず、原則として部長又は課長が自ら持ち回りして決裁を受けなければならない。

2　前項の規定により公印を使用した場合は、伺書又は報告書の当該欄に公印を使用した者が認印し、その責任を明確にしなければならない。

2　電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁を受けるとともに、当該文書に係る決裁権者から電子署名を付与することについて承認を受けるものとする。

3　認証文書取扱者は、前項の規定により承認を受けた電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済みの起案文書と照合し、相違がないことを確認の上、電子署名を付与するものとする。

4　第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については別に定める。

2　郵送は、郵便料金計器での処理又は料金後納扱いによるものとする。ただし、これにより難いときは、日本郵便株式会社が発行する郵便切手又は郵便葉書を使用することができる。

3　料金後納扱いによる場合は、郵便物に料金後納郵便印を押印する。

4　第2項に規定する郵便切手又は郵便葉書を使用して発送する場合は、郵便切手受払簿(様式第20号)に所要事項を記入する。

5　小包その他特殊の包装を必要とする文書及び物品は、各課において包装し、総務課、管理課又は総合課へ持ち込むものとする。

2　前項の規定により送信された認証文書は、第6条第2項の規定により、施行したものとみなす。

3　認証文書を所管する課の課長は、送信履歴を確認する等の方法により認証文書の適正な管理に努めるものとする。

2　文書又は物品を発送するときは、各種取扱いを比較し、最も経済的な料金となるように努めなければならない。

2　懸案文書は、個人ごとの懸案ホルダーにファイルして、退庁に際し各課のキャビネットに格納し、担当職員が不在の場合においても、常にその事務処理状況を明らかにしておかなければならない。

3　懸案文書は、滞らせることなく早急に処理するよう努めなければならない。

2　文書取扱者は、完結文書を文書用PCに登録したものにあっては総務課に、分庁舎の文書整理簿に記載されているものにあっては管理課又は総合課に回付しなければならない。

3　総務課、管理課及び総合課では、回付された完結文書の登録番号及び保存年等確認の上、文書分類ごとにフォルダーに入れキャビネットに格納しなければならない。この場合において、文書用PC及び文書整理簿には、保存年月日及び廃棄年月を記入し、保存文書の索引に用いる。

4　電子文書又は認証文書として発信した文書は、次項に掲げる場合を除き、担当課において指定するパーソナルコンピュータ内にそれぞれフォルダを作成し、文書取扱者が保存期間満了まで保管するものとする。

5　受信し、又は配信された認証文書は、認証文書取扱者が管理するパーソナルコンピュータ内にあらかじめ認証文書受領フォルダを作成し、必要と認められる間、保管するものとする。

6　登録外文書のうち保存を必要とするものは、登録文書と別に課別に保存する。

2　保存年限は、文書完結の属する年度の翌年度の初日から起算する。

2　10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

3　5年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

4　1年に属するものは、30年、10年及び5年に属しない文書とする。

2　保存文書は、次に定める区分により保存する。

2　書庫内の書棚は、常に閲覧しやすいようにしておかなければならない。

2　保存文書は常に整理し、重要なものは天災、地変に際して直ちに持ち出せる状態にしておくとともに、紛失、盗難等の予防を完全にしなければならない。

3　総務課長は、毎年文書保存カードによって保存文書を照合しなければならない。

2　貸出期間は、原則として3日以内とする。ただし、総務課担当者の承認を得たときは、この期間を延長することができる。

2　主管課長は、法令の規定に基づき他の官公署に対して保存文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は市を当事者とする訴訟の遂行上保存文書を証拠物として提出する必要がある場合は、保存文書庁外持出書(様式第29号)により、総務課長、管理課長又は総合課長の承認を得てこれを庁外に持ち出すことができる。

2　総務課長は、前項の協議により主管課長において保存の必要があると認める文書については、更に必要な保存期間を定めて、これを保存することができる。

3　総務課長は、定期的に保存年限を経過しない保存文書又は30年保存の保存文書を調査し、関係課長に協議の上、保存年限を短縮し、又は保存の必要がないと認めるものについては、廃棄処分することができる。

4　第1項及び第3項の規定により廃棄処分した場合には、文書整理簿に廃印を押し、廃棄した旨を明らかにしておかなければならない。

5　登録外文書の廃棄については、所管課において適宜廃棄する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、昭和45年4月1日から適用する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、昭和49年4月1日から施行する。

この規程は、昭和53年4月1日から施行する。

この規程は、公表の日から施行する。

1　この規程は、昭和60年4月1日から施行する。ただし、むつ市文書取扱規程第11条の改正規定は、昭和60年4月8日から施行する。

2　この規程の施行の際、現に有する用紙については、当分の間所要の調整をして使用することができる。

1　この規程は、昭和62年4月1日から施行する。

2　この規程の施行の際現に有する帳票類については、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成3年1月13日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年1月10日から施行する。

1　この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

この訓令は、公表の日から施行する。

1　この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。ただし、第13条第3号の改正規定は、公表の日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

1　この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

1　この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に在職する収入役は、その任期中に限り、この訓令による改正後の第32条の規定及び様式は適用せず、この訓令による改正前の第32条の規定及び様式は、なおその効力を有する。この場合において、「助役」とあるのは、「副市長」とする。

(文書整理カードに関する経過措置)

3　この訓令の規定にかかわらず、現に有する文書整理カードが無くなるまでの間は、なお従前の例によりこれを使用することができる。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

この訓令は、公表の日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(むつ市文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置)

3　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(むつ市文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置)

2　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

(むつ市広報広聴活動事務取扱規程の一部改正)

3　むつ市広報広聴活動事務取扱規程(平成24年むつ市訓令甲第10号)の一部を次のように改正する。

(むつ市指名競争入札参加資格者指名停止要綱の一部改正)

4　むつ市指名競争入札参加資格者指名停止要綱(平成24年むつ市訓令甲第5号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(むつ市文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置)

8　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のむつ市文書取扱規程の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年9月1日から施行する。

この訓令は、令和2年10月1日から施行する。

この訓令は、令和2年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年10月25日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。