○むつ市上下水道局文書取扱規程
平成17年3月10日
企業管理規程第3号
むつ市公営企業局文書取扱規程(昭和46年むつ市企業管理規程第4号)の全部を改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 むつ市上下水道局(以下「局」という。)における文書取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書主義)
第2条 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。
(1) 課 むつ市上下水道局処務規程(平成21年むつ市企業管理規程第1号。以下「処務規程」という。)第2条第1項に規定する課をいう。
(2) 局長 処務規程第7条第1項に規定する局長をいう。
(3) 課長 処務規程第14条第1項に規定する課長、処務規程第16条第1項に規定する総括主幹をいう。
(4) グループ むつ市上下水道局グループ制に関する規程(平成21年むつ市企業管理規定第2号。以下「グループ規程」という。)第3条第1項に規定するグループをいう。
(5) グループリーダー グループ規程第6条第1項及び第2項に規定するグループリーダーをいう。
(6) 決裁 管理者若しくはその委任を受けた者又は専決代決者(むつ市上下水道局の専決及び代決に関する規程(平成21年むつ市企業管理規程第3号)以下「専決及び代決に関する規程」という。)の規定により専決権又は代決権を有する者をいう。)がその権限に属する事務について、最終的にその意志を決定することをいう。
(7) 専決 専決及び代決に関する規程第3条に定める事務について決裁することをいう。
(8) 代決 専決及び代決に関する規程第7条に定める事務について決裁することをいう。
(9) 決定 決裁に至るまでの手続過程において、その意志を決定することをいう。
(10) 回議 決裁、決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、文書をその権限ある者に回付することをいう。
(11) 合議 決裁を受けるべき事案が2以上の課に関連があるとき、その承認を得るため順次関係課に回議することをいう。
(12) 到着文書 郵便その他の経路で局に到着した文書をいう。
(13) 収受文書 到着文書を経営課(処務規程第2条第1号に規定する経営課をいう。以下同じ。)が受領し、その文書に受領印を押し、必要な登録をして文書の到着を確認する手続を終えたものをいう。
(14) 配布文書 収受文書を経営課が所定の手続に従って主管課に配布したものをいう。
(15) 起案文書 事案の処理についての原案を記載した文書をいう。
(16) 完結文書 決裁を要する文書で、所定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理を完結したものをいう。
(17) 懸案文書 配布文書及び起案文書で、処理の終わらないものをいう。
(18) 保存文書 完結文書を経営課において保存するものをいう。
(19) 廃棄文書 保存文書で、保存年限を経過したとき、経営課において廃棄するものをいう。
(20) 編集簿冊 文書分類表に基づき、分類、整理し、かつ、別に定める簿冊名称の区分ごとに編集された簿冊をいう。
(決裁)
第4条 事務の処理は、別に定めるものを除くほか、第8条に定める文書取扱者を経て職制の順に回付し、決裁を受けなければならない。
2 決裁を受けた事務は、速やかにこれを施行しなければならない。
(文書主管課)
第6条 文書の収受、発送、配布及び完結文書の保存は、経営課で行うものとする。
(課における文書処理の原則)
第7条 課における文書の処理は、課長総括のもと絶えず文書の迅速な処理に留意して行い、事実が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。
(文書取扱者)
第8条 文書事務運営の中枢的役割を果たすため、課に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、課長が職員のうちから指名し、経営課長(処務規程第2条第1項に規定する経営課の長をいう。以下同じ。)に報告するものとする。
3 文書取扱者は、上司の命を受けて、その課における次に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の受領、発送及び整理に関すること。
(2) むつ市総合行政情報提供システム(以下「全庁LAN」という。)グループウェアによる電子文書の回付に関すること。
(3) 文書事務の促進に関すること。
(4) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(5) 経営課との連絡調整に関すること。
4 文書取扱者が不在のときは、課長があらかじめ指定した職員が前項に掲げる事務を処理しなければならない。
5 課長は、文書取扱者を変更したときは、速やかに経営課長に報告しなければならない。
(文書の配布等)
第9条 文書は、経営課備え付けの文書集配箱を用いて配布する。
2 文書取扱者は、午前は10時までに1回、午後は3時30分までに1回経営課に出向いて、文書集配箱から文書を受領しなければならない。この場合において、この規程に基づき処理すべき文書があるときは、当該文書を携帯し、各課別の文書集配箱に投函するものとする。
3 課に配布された文書で、当該課以外の課で処理することが適当であるもの及び誤って配布されたものであるときは、直ちに当該文書を経営課に返送しなければならない。
(記号及び番号)
第10条 文書記号は、別表第2に掲げるとおりとし、文書番号は、会計年度による一連番号を付するものとする。ただし、一連の関係文書は、同一番号とする。
第2章 収受及び配布
(到着文書の処理)
第11条 局に到着した文書は、経営課において収受し、次の各号に掲げる方法により処理しなければならない。
ア 親展及び秘密扱いの表示のあるもの
イ 職員の個人あてのもの
ウ 郵便法(昭和22年法律第165号)第21条に規定する第2種郵便物及び同法第22条に規定する第3種郵便物
(2) 親展、書留文書は、封筒の表面上部に受領印を押し、親展、書留文書収受簿(様式第4号)に所要事項を記載する。
(3) 金券、有価証券等を添付した文書で、国庫支出金、県支出金、使用料、水道料金等の領収行為をなすものにあっては、金券収受簿(様式第5号)に所要事項を記入の上経営課長に送付し、受領印を受けなければならない。
(4) 到着文書中各種工事の請負契約書には、受付印を押してはならない。
(受付の際の事故文書等の処理)
第12条 料金の不足又は未納の郵便物は、経営課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
2 経営課長は、誤って送られてきた文書があるときは、正当なあて先に転送しなければならない。
3 文書の返戻には、付せん用紙(様式第8号)を用いるものとする。
(配布)
第13条 収受文書は、経営課が次の各号により、主管課の文書取扱者にこれを配布しなければならない。
(1) 収受文書は、経営課においてその主管を決定する。
(2) 主管課の判定において2以上の課に関する文書は、この関係の深い課にこれを決定する。
(配布文書の処理)
第14条 文書取扱者は、配布文書に貼付してある文書処理カードの主管課受領日時欄に所要事項を記入し、直ちに課長の査閲に供しなければならない。
(文書処理カードの記入及び指示)
第15条 主管課長は、文書を査閲し、課長自ら処理するものを除き、文書処理カードに次に掲げる処理に必要な指示事項を記入の上グループリーダー(グループを編成しない課にあっては、当該事務担当する総括主幹又は主幹をいう。以下同じ。)に指示し回付しなければならない。ただし、管理者又は局長の指示を求める必要がある場合は、その指示を受けた後に文書処理カードに必要な事項を記入するものとする。
(1) 決裁の区分を明確に指示する。
(2) 担当を明確に指示する。
(3) 回答の必要欄の要、不要を○で囲み指示する。
(4) 処理期日について明確に指示する。
(5) 他課と合議を必要とする場合は、その課名を明確に指示する。
(6) 処理の大要を指示する。
2 上司から回付を受けたグループリーダーは、上司の指示に基づき、文書処理カードに次に掲げる処理に必要な指示事項を記入の上担当者に指示し、文書を回付しなければならない。
(1) 担当者を明確に指示する。
(2) 参考資料等他課から収集の必要があると認められる場合は、その旨を記入の上指示する。
3 担当者は、上司の指示事項により処理する。ただし、期日内に処理することが困難と認められるものは、課長の承認を得て延長することができる。
(配布文書の特別処理)
第16条 配布文書中重要かつ緊急を要するもので、管理者の指示によりその処理を明らかにすべきであると認めたものは、その文書を携行の上局長又は課長自ら管理者の指示を受けなければならない。
第3章 起案
(1) 決裁区分欄の該当箇所に○印を付し、不要となる上司の決裁欄は斜線で抹消する。
(2) 起案年月日、課、グループ及び氏名を記入する。
(3) 一事案ごとに作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明からする。
(4) 予算を伴う場合は、予算支出科目と所要額を記入する。
(5) 用語は、原則として口語体を用い、漢字は努めて常用漢字を用いる。
(6) 配布文書のうち起案を要するものは、当該文書を添付する。
(7) 起案の経過をわかりやすくするため、必要に応じ、参考資料等を添付する。
(8) 合議を要するものは、課外合議欄に関係の深い課から順次記入する。
(9) 発送を要するものは、文書事務手続欄に所要事項を記入する。
2 秘密又は親展としなければならない文書には、「秘」又は「親展」と表示し、他に漏れないように取り扱わなければならない。
(法規文書の登録)
第18条 法規文書、令達文書(辞令を除く。)及び公示文書は、すべて公布簿(様式第15号)に登録し、番号を付さなければならない。
2 公布簿は、総務グループに備付け、種類ごとに暦年により一連番号を付する。
(起案文書)
第19条 起案文書は、総務グループに回付し、総務グループにおいて文書発収簿により登録しなければならない。ただし、第11条第1号の規定により既に文書発収簿に登録してあるものについては、この限りでない。
(文書の照査)
第20条 前条の規定により回付された文書は、総務グループにおいて登録前又は浄書前に照査するものとする。
(1) 書式及び文体
(2) 用語及び用字
(3) 登録番号及び保存年限
3 前項により訂正すべき箇所が多くある場合は、起案者に返付し、再提出させなければならない。
(禁口伝票)
第21条 口頭又は電話による事務連絡又は通知を受けた場合は、必ず禁口伝票(様式第16号)に所要事項を記入し、その受付者が認印を押し、主管課に回付しなければならない。
2 主管課長は、回付された禁口伝票中その内容により一般文書の取扱いをしなければならないと判断したものについては、総務グループに回付しなければならない。
3 総務グループは、一般文書とみなし回付されたものは、収受文書として処理するものとする。
第4章 決裁及び合議
(決裁の区分)
第22条 決裁の区分は、専決及び代決に関する規程に定めるところによる。
(決裁文書の回議)
第23条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次その決裁権限を有するものに回議し、決裁を受けなければならない。
(合議)
第24条 他課に関係のある起案文書は、主管課長の決裁を経た後、その関係課長に合議しなければならない。
2 合議の順序は、関連の深い課長から順次関係課長へ回議しなければならない。
3 前項の合議を要する起案文書について関係課長の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、主管課が双方の意見を調整して上司の指示を受けるものとする。
4 起案文書の回議を受けた場合において、当該文書の記載事項について加筆又は訂正をしたときは、その加筆又は訂正をした者が当該加筆又は訂正の箇所に認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外等にその理由を記載しなければならない。ただし、その加筆又は訂正が記載事項に変更を生じない場合は、認印を省略することができる。
5 合議を要する起案文書は、直ちに処理しなければならない。ただし、検討に日時を要する場合は、あらかじめその理由及び所要日時を主管課長に連絡しなければならない。
6 緊急を要するもの、又は合議を要する課の多い場合は、会議をもって合議することができる。
7 合議に経た起案文書について、その内容に重要な変更を加え、又は廃案となったときは、速やかに当該起案文書に合議先を回付し、又はその旨を通知しなければならない。
(決裁の方法)
第25条 合議を要する起案文書で、緊急に処理を要するもの、又は詳細に説明を要するものは、担当者又は当該主管課の職員(詳細な説明を要するものは、その内容を説明できる者に限る。)が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。
2 合議を要する起案文書で、重要又は秘密に属するものは、原則として局長又は課長が自ら持ち回りして決裁を受けなければならない。
(後閲)
第26条 起案文書で上司不在のため代決したものは、上司在庁の際その文書を後閲に供しなければならない。
(決裁年月日)
第27条 起案文書で決裁の終わったものは、主管課の文書取扱者において決裁年月日を記入する。ただし、専決代決者に係る起案で他の課長に会議を要しない文書にあっては、起案者が記入するものとする。
第5章 浄書及び公印
(浄書)
第28条 浄書を要する文書は、原則として主管課において行うものとする。
2 浄書後浄書及び照査の担当者は、伺書又は報告書の当該欄に認印するものとする。
(公印の使用)
第29条 発送文書で公印を必要とするものは、むつ市上下水道局公印規程(昭和42年むつ市企業管理規程第1号)の定めるところにより公印(重要なものにあっては、契印を含む。)の押印を受けなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な通知及び照会に係る文書にあって、印刷又は謄写したものは、公印及び契印を省略することができる。
第6章 発送
(発信)
第30条 文書の発信は、管理者名を用いる。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、局長名若しくは課長名又は局名、課名若しくはグループ名を用いることができる。
(発送の方法)
第31条 発送文書は、郵送又は使送の方法により総務グループでこれを行う。
2 日本郵便株式会社が発行する郵便切手又は郵便葉書を使用して発送する場合は、郵便切手受払簿(様式第17号)に所要事項を記入する。
(発送手続)
第32条 決裁済の文書で発送を要するものは、次に掲げる手続を経て、総務グループへ回付しなければならない。
(1) 文書取扱者は、書留等特殊な扱いを要するものにあっては、封筒にその旨表示すること。
(2) 封筒は、封緘すること。
第7章 文書の整理
(文書の整理)
第33条 文書取扱者は、各担当者と互いに協力し、課の未完結文書を常に整理しておかなければならない。
2 懸案文書は、担当職員が不在の場合においても、常にその事務処理状況を明らかにしておかなければならない。
3 懸案文書は、滞らせることなく早急に処理するよう努めなければならない。
第8章 保存及び廃棄
(文書の保存)
第34条 文書は、登録番号により総務グループが保存する。
2 文書取扱者は、完結文書を直ちに総務グループに回付しなければならない。
(保存年限)
第35条 文書の保存年限は、法令その他別に定めるもののほか、30年、10年、5年及び1年の4区分とし、保存年限の各区分の基準は、次条に定めるところによる。
第36条 30年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 管理規程その他例規の原議文書
(2) 重要な事業計画及びその実施に関する文書
(3) 市史の資料となる重要文書
(4) 所轄行政庁の令達、通達その他で特に重要な文書
(5) 不服申立て及び訴訟に関する文書
(6) 重要な契約書
(7) 任免及び賞罰に関する重要文書
(8) 財産の取得、管理、処分等に関する重要文書
(9) 調査、統計、報告等で特に重要な文書
(10) 工事に関する特に重要な文書
(11) 起債及び借入金に関する重要文書
(12) 市議会に提出された関係議案で特に重要な文書
(13) 事務引継に関する重要文書
(14) 前各号に掲げるもののほか、30年保存の必要があると認める文書
2 10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 金銭の支払に関する証拠書類
(2) 料金、手数料その他賦課に関するもの
(3) 備品の出納に関する重要なもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認めたもの
3 5年に属するもののほか、おおむね次のとおりとする。
(1) 消耗品及び備品に関する帳簿
(2) 金銭出納に関する文書
(3) 照会、回答その他往復文書で特に重要なもの
(4) メーター点検に関するもの
(5) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要があると認める文書
4 1年に属するものは、30年、10年及び5年に属しない文書とする。
(保存文書の編集)
第37条 完結文書の編集は、次により担当課において行うものとする。
(1) 編集は、会計年度をもって行うものとする。
(2) 編集を要する文書は、前条に規定する文書の種別ごとの保存年限別にする。
(3) 分類が2以上に関連する文書は、主題が最も関係の深い分類にする。
(4) 編集簿冊の厚さは、1冊5センチメートルを限度とし、これを超えるものは分冊する。
(5) 文書に附属する図面、写真、帳簿等で文書とともに編集することができないものは、別に袋に収容する。
(文書の収蔵)
第39条 総務グループにおいて引継ぎを受けた簿冊は、文書保存目録簿(様式第22号)に記載し、経営課長の査閲を受けた後、書庫に収蔵しなければならない。
2 書庫内の書棚は、常に閲覧しやすいようにしておかなければならない。
(保存文書の管理)
第40条 書庫は、経営課長が管理する。
2 書庫は常に整理し、特に重要なものは天災、地変に際しては直ちに持ち出せる状態にしておくとともに、紛失、盗難等の予防を完全にしなければならない。
3 経営課長は、毎年文書保存目録簿によって保存文書を照合しなければならない。
(保存文書の貸出し)
第41条 保存文書を借用する場合は、保存文書貸出簿(様式第23号)に所要事項を記入して、経営課長に申し出なければならない。
2 貸出期間は、原則として3日以内とする。ただし、経営課長の承認を得たときは、この期間を延長することができる。
3 職員以外のものには、貸出し及び閲覧はしないものとする。ただし、経営課長の承認を得たときは、この限りでない。
(保存文書の廃棄)
第42条 経営課長は、保存期間の満了した文書を関係する主管課長と合議の上廃棄する。ただし、法令により他の官公署と協議を要するものは、協議が終わってから廃棄しなければならない。
2 保存期間を経過した簿冊であってもなお保存する必要があると認めるときは、更に年限を定めて保存することができる。
3 第1項の規定により廃棄する場合、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断等の適当な処置を講じなければならない。
附則
1 この規程は、平成17年3月14日から施行する。
2 この規程の施行の際、現に有する用紙については、当分の間所要の調整をして使用することができる。
附則(平成19年3月26日企管規程第7号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月13日企管規程第8号)
この規程は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成21年3月30日企管規程第4号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月30日企管規程第4号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月30日企管規程第3号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月30日企管規程第2号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日企管規程第11号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成29年3月31日企管規程第3号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日企管規程第3号抄)
(施行期日)
1 この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年10月1日企管規程第16号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表第1(第5条関係)
帳票等の種類及び様式
1 受付印 様式第1号 2 文書処理カード 様式第2号 3 文書発収簿 様式第3号 4 親展・書留文書収受簿 様式第4号 5 金券収受簿 様式第5号 6 削除 7 削除 8 付せん用紙 様式第8号 9 伺書 様式第9号 10 報告書 様式第10号 11 工事施行伺書 様式第11号 12 物品購入伺書 様式第12号 13 入札(見積)結果報告及び契約締結伺書(工事用) 様式第13号 14 入札(見積)結果報告及び契約締結伺書(物品用) 様式第14号 15 公布簿 様式第15号 16 禁口伝票 様式第16号 17 郵便切手受払簿 様式第17号 18 削除 19 保存表紙 様式第19号 20 背表紙 様式第20号 21 簿冊引継目録 様式第21号 22 文書保存目録簿 様式第22号 23 保存文書貸出簿 様式第23号 |
別表第2(第10条関係)
課名 | 文書記号 |
経営課 | む局経 |
水道課 | む局水 |
下水道課 | む局下 |
様式第6号及び様式第7号 削除
様式第18号 削除
