2　文書の処理に当たっては、たえず文書の迅速な処理に留意して行い、事案が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。

2　文書管理者は、課長をもって充てる。

3　文書管理者は、次に掲げる事務を行う。

4　文書取扱者は、文書管理者が職員の内から指名する。

5　文書取扱者は、文書管理者の命を受け、第3項各号の事務を行う。

6　文書管理者又は文書取扱者が不在のときは、文書管理者があらかじめ指定した職員がその職務を代理する。

2　公布簿は、経営課に備え付け、種類ごとに暦年により一連番号を付する。

2　文書集配箱は、文書事務に滞りのないよう、適宜確認するものとする。この場合において、この規程に基づき処理すべき紙文書があるときは、当該文書を携帯し、各課別の文書集配箱に投函するものとする。

3　課に配布された紙文書で、当該課以外の課で処理することが適当であるもの又は誤って配布されたものであるときは、直ちに主管課に移送しなければならない。ただし、主管課が不明の場合は、経営課に返送するものとする。

4　電子文書のうち収受した課以外の課で処理することが適当であるもの又は誤って送信されたものは、主管課に確認の上、転送するものとする。

2　文書の収受は、次に定めるところにより行う。ただし、電子文書として収受した文書については、スキャナによる読取りを要しない。

3　前2項の規定にかかわらず、文書の形態又は量によりスキャナによる読取りが困難である場合その他の理由によりスキャナにより読み取ることが適当でないと認められる場合の文書の収受は、次に定めるところにより行う。

4　軽易な文書については、前3項の処理を省略することができる。

2　他の部又は課に合議を必要とする場合は、速やかに合議するものとする。

3　担当者は、上司の指示事項により処理する。

2　合議の順序は、関連の深い課長から順次関係課長へ回議しなければならない。

3　合議を要する起案文書について関係課長の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、主管課が双方の意見を調整して上司の指示を受けるものとする。

4　起案文書の回議を受けた場合において、当該文書の記載事項について加筆又は訂正をしたときは、その内容及び理由を記載するものとする。

5　合議を要する起案文書は、直ちに処理しなければならない。ただし、検討に日時を要する場合は、あらかじめその理由及び所要日時を主管課長に連絡しなければならない。

6　緊急を要するもの、又は合議を要する課の多い場合は、会議をもって合議することができる。

7　合議に経た起案文書について、その内容に重要な変更を加え、又は廃案となったときは、速やかに当該起案文書に合議先を回付し、又はその旨を通知しなければならない。

2　公印の押印については、むつ市上下水道局公印規程(昭和42年むつ市企業管理規程第1号)の規定により取り扱うものとする。この場合において、特に必要があると認められる文書については、契印を押印するものとする。

3　前項の規定により公印を使用した場合は、公印を使用した者を文書管理システムに記録し、又は伺書若しくは報告書の当該欄に公印を使用した者が認印し、その責任を明確にしなければならない。

2　電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁を受けるとともに、当該文書に係る決裁権者から電子署名を付与することについて承認を受けるものとする。

3　文書管理者は、前項の規定により承認を受けた電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済みの起案文書と照合し、相違がないことを確認の上、電子署名を付与するものとする。

4　第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については別に定める。

2　日本郵便株式会社が発行する郵便切手又は郵便葉書を使用して発送する場合は、郵便切手受払簿(様式第12号)に所要事項を記入する。

2　保存年限は、文書完結の属する年度の翌年度の初日から起算する。

2　10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

3　5年に属するもののほか、おおむね次のとおりとする。

4　1年に属するものは、30年、10年及び5年に属しない文書とする。

2　紙文書の保存は、次により行う。

3　文書は、常に整理、整とんし、き損、滅失、改ざん、漏えい等が生じないように保存するとともに、重要なものは、非常災害時に備えて、あらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

2　書庫内の書棚は、常に閲覧しやすいようにしておかなければならない。

2　貸出期間は、原則として3日以内とする。ただし、経営課長の承認を得たときは、この期間を延長することができる。

2　保存年限を経過した文書のうち文書管理者が保存の必要があると認める文書については、経営課長に報告の上、更に必要な保存期間を定めて、これを保存できるものとする。

3　経営課長は、定期的に保存年限を経過しない保存文書又は30年保存の保存文書を調査し、関係課長に協議の上、保存年限を短縮し、又は保存の必要がないと認めるものについては、破棄処分することができる。

4　前3項に掲げる処理をした場合は、文書管理システムにその内容を登録しなければならない。

5　登録外文書の廃棄については、所管課において適宜廃棄する。

1　この規程は、平成17年3月14日から施行する。

2　この規程の施行の際、現に有する用紙については、当分の間所要の調整をして使用することができる。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令和6年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際現に存するこの規程による改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

3　この規程の施行の日前に作成又は収受した文書の取扱いについては、なお従前の例によることができる。